Nel momento esatto in cui si rende necessario configurare la ricezione di messaggi di posta elettronica su un dispositivo fisso o mobile (cellulare, smartphone o tablet) per un qualsiasi indirizzo, occorre decidere se configurare l’account con protocollo di comunicazione della posta in arrivo IMAP4 (Interactive Mail Access Protocol) oppure POP3 (Post Office Protocol). E’ bene quindi conoscere a priori le differenze e quali vantaggi e svantaggi offrono i 2 protocolli.

Nel 1984 fu definito il POP3 dove l’idea alla base era quella di fornire un modo semplice per un computer client di recuperare la posta elettronica da una cassetta postale su un server SMTP in modo da poterla utilizzare localmente. IMAP4 fu progettato successivamente da Mark Crispin nel 1986, per consentire direttamente l’accesso ai messaggi di posta memorizzati su un server remoto. Sono entrambi dei protocolli di posta elettronica che consentono di scaricare e leggere i messaggi utilizzando un’applicazione o un programma specifico e quindi alternativo e complementare alla webmail.

La differenza principale tra i due protocolli è che se si utilizza un account tramite POP3 i messaggi di posta elettronica vengono scaricati dal server e salvati in locale, mentre tramite IMAP4 i messaggi vengono lasciati sul server.

I protocolli POP3 e IMAP4 lavorano ovviamente in modo differente: quando si utilizza il POP3, il client si connette per scaricare i nuovi messaggi e poi si disconnette. Con l’IMAP il client rimane connesso e risponde alle richieste che l’utente fa attraverso l’interfaccia; questo permette di risparmiare tempo se ci sono messaggi di grandi dimensioni.

Il comportamento predefinito del POP3 è quello di eliminare la posta dal server, questo significa che non è più possibile vederla se si accede al proprio account e-mail via browser tramite la webmail. E’ comunque possibile attivare nei vari programmi di posta la relativa opzione per conservare una copia dei messaggi sul server senza cancellarli.

Il flusso di lavoro IMAP4 è più complesso di quello POP3 ed è per questo che non tutte le caselle di posta elettronica e i client e-mail supportano IMAP4.

Il POP3 segue l’idea che si acceda alla posta solo da un unico client o postazione, quindi le e-mail possono essere salvate localmente (ad esempio sul computer).

Per l’utilizzo di POP3 si può affermare quanto segue:

• le e-mail vengono memorizzate localmente e sono sempre accessibili sul computer o sul cellulare, anche senza connessione internet;
• la connessione è necessaria solo per l’invio e la ricezione della posta;
• si risparmia spazio di archiviazione sul server (non rimangono mai dei messaggi in remoto a meno che non venga selezionata l’opzione per conservare una copia dei messaggi sul server).

Per IMAP4 invece:

• la posta viene salvata sul server remoto ed è accessibile da più postazioni e/o dispositivi diversi;
• la connessione ad internet è sempre necessaria per accedere alla posta;
• vengono scaricate solo le intestazioni dei messaggi (almeno fino a che non è richiesto anche il contenuto), si può quindi ottenere una panoramica veloce delle e-mail;
• si risparmia spazio sul computer e/o sul dispositivo mobile perchè i messaggi restano sul server;
• non c’è il rischio di perdere messaggi anche in caso di guasto del dispositivo utilizzato in quanto la posta rimane sempre online sul server;
• è possibile salvare le e-mail in locale;
• se l’utente legge un messaggio, lo modifica, lo cancella o la segna come letto, tali modifiche vengono riprodotte anche sul server e quindi sulla webmail e sugli eventuali altri dispositivi dove è stato configurato lo stesso account di posta.

In sostanza:

• POP3 è consigliabile se si accede alla posta elettronica da un solo dispositivo, pc o cellulare, se è necessario un accesso costante alla posta elettronica per controllare i messaggi già letti, indipendentemente dalla disponibilità di una connessione ad internet;
• POP3 è utile se si sta usando un servizio di posta elettronica con spazio limitato;
• è meglio usare IMAP4 se si vuol accedere alla posta da più dispositivi e/o postazioni diverse, se si dispone di una connessione ad internet affidabile e costante e se si ricevono molti messaggi di cui si vuole conoscere subito l’oggetto.